Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten eines Einzelunternehmens im Rahmen einer Außenprüfung

Quelle: BFH-Pressemitteilung Nr. 27/15, Pressemitteilung vom 15.04.2015, Urteil vom 16.12.2014,  Aktenzeichen X R 42/13

Mit Urteil vom 16. Dezember 2014 X R 42/13 hat der X. Senat des Bundes­finanz­hofs (BFH) entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln auf­zu­zeich­nen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte In­for­mationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzel­auf­zeich­nungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung kann dann im Rahmen einer Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 der Ab­ga­ben­ordnung (AO) auf die Kasseneinzeldaten zugreifen.

Im Streitfall verwendete die buchführungspflichtige Klägerin ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlös­er­fas­sungs­system mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. An­lässlich einer Außenprüfung verweigerte die Klägerin der Finanz­behörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Be­grün­dung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Anders als das Finanzgericht kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die Klägerin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet war und die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen musste. Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Deshalb sei es nach den Grund­sätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass ver­dichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden könnten. Dies gelte auch für Bargeschäfte, sofern Einzel­auf­zeich­nungen dem Steuerpflichtigen zumutbar seien. Er könne zwar frei entscheiden, wie er seine Warenverkäufe erfasse. Entscheide er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassen­vor­gän­ge einzeln und detailliert aufzeichne sowie diese speichere, kön­ne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Auf­zeich­nungs­ver­pflichtung berufen und müsse seine Aufzeichnungen auch auf­bewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Nach § 147 Abs. 6 Satz 2 Alternative 2 AO habe die Finanzbehörde dann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, die mit Hilfe des Daten­ver­ar­bei­tungs­systems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.